公文写作规范

为适应工作需要，实现公文处理科学化、制度化和规范化，更好地体现公文的权威性和规范性，根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012），结合单位实际，制定本规范。

第一条  发文文种

常用的发文文种及其用法如下：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩党支部、科室和工作人员，变更或者撤销党支部、科室不适当的决定事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求各支部、各科室及工作人员周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复党支部、科室请示事项。

（九）函。适用于向不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，以及各支部、各科室之间进行正式的工作商洽、询问、答复等事项。

（十）纪要。适用于记载重要会议的主要情况和议定事项。

第二条  公文用纸

公文用纸采用标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

第三条  版面尺寸

标准版面的天头（上白边）为：37mm±1mm ，下白边为35 mm±1mm ，订口（左白边）为：28mm±1mm ，右白边为26 mm±1mm ，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。特殊情况下可以适当调整上下白边的页边距。

第四条  排版规格

公文的基本字形采用3号仿宋体字。一般行距为28磅，标准字距，每面排22行，每行排28个字。版心不斜，误差不超过1mm。未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

第五条  印刷要求

双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。

第六条  装订要求 

    左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差不超过±2mm，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。无坏钉、漏钉、重钉，后背不可散页明订。

第七条  公文各要素标识规则

公文由版头、主体、版记三部分组成。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

（一）版头。公文版头包括7要素：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线。

1、份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2、密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3、紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。

如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4、发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，党委用“中共陕西省杂交油菜研究中心委员会”加“文件”二字组成，行政用“陕西省杂交油菜研究中心”加“文件”二字组成。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，字体为小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

5、发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6、签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

7、分隔线：发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体。公文主体包括8要素：标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注。

1、标题。用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2、主送机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3、正文

（1）正文用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。

（2）公文首页必须显示正文。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（3）文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。如：第一层为“一、×××”，用黑体字；第二层为“（一）×××”，用楷体字；第三层为“1. ×××”，第四层为“（1）×××”，第三层和第四层用仿宋体字。

（4）公文内容要符合国家的法律、法规及其他规定，情况

确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（5）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

（6）公文中表格以A4纸型横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

（7）公文中的人名、数字、引文应准确规范，计量单位使用国家法定计量单位。

4、附件

（1）如有附件，用3号仿宋体字，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（2）附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

（3）如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

5、发文机关署名、成文日期和印章 

（1）加盖印章的公文：成文日期指公文生效的时间，即署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。一般右空四字编排，用3号仿宋体字。在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，用3号仿宋体字。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内，印章用红色，不得出现空白印章。

（2）不加盖印章的公文：在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

（3） 加盖签发人签名章的公文：公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。签名章一般用红色。

（4）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

6、附注 

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，用3号仿宋体字。如“请示”、用于联系工作的“函”等，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（三）版记。公文版记包括3个要素：分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期。

1、版记中的分隔线 

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2、抄送机关

（1） 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（2）如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3、印发机关和印发日期

    印发机关统一为“陕西省杂交油菜研究中心办公室”，印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。印发时间以公文付印的日期为准。

4、版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

第八条  公文页码

页码位于版心外。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条“一”字线；“一”字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第九条  公文二维条码

1、条码生成：条码由符合《机关公文二维条码使用规范》的专门软件生成。条码编号规则为：主发文机关代字每个字首个拼音字母（大写）+年份（阿拉伯字母全称）+发文顺序号（阿拉伯字母，不编虚位）；发文单位为：发文机关全称；条码制作单位为：办公室。

2、条码大小：宽５０ｍｍ，高控制在１０-２５ｍｍ之间。

3、条码位置：对于没有版记的公文，条码印制在公文最后一页的版心右下角位置（以版心右下角为参照点）；如公文带有版记，条码则印制在版记下方右侧，与版记空开３ｍｍ，与版心右边缘空开５ｍｍ。

4、条码内容必须与相应公文内容一致。条码与其对应的公文具有同等的秘密等级、紧急程度，对于条码的生成、保存、运转、销毁要视同其所对应的公文。绝密级公文上的条码，标题字段为空。

5、印制条码应确需必要，不得随意生成，在印制过程中生成的多余条码要按保密规定进行销毁。

第十条  附则

（一）公文格式是为公文内容服务的，在特殊情况下可以在不违背规范标准原则的前提下适当变通。

（二）本规范自2014年8月1日起实行，原规范自动失效。本规范由办公室负责解释。